Таймшит‎ > ‎

Управление проектами

Как с помощью «облачных» таймшитов упростить управление проектами

Менеджеры проектов часто используют таймшиты – отчеты, в которых сотрудники кратко описывают свои задачи и отмечают количество часов, затраченных на их исполнение. На основании полученных данных удобно распределять обязанности и ресурсы между членами команды (и проектами, если их несколько), контролировать издержки, вести учет рабочего времени и рассчитывать заработную плату. 

Стандартная схема такова: руководитель проекта рассылает шаблоны таймшитов в виде Excel-таблиц, затем собирает заполненные отчеты и сводит данные в другой Excel-таблице. Однако через время количество файлов Excel становится критическим – появляются исправленные и дополненные версии старых таймшитов, новые таймшиты и сводные отчеты. Менеджер попадает в ловушку под названием «Excel hell», когда быстро отыскать нужные таблицы и собрать информацию для анализа нереально.

Можно ли избежать Excel hell?

Да, если перестать «плодить» таблицы в геометрической прогрессии. Самый простой способ решения проблемы - отказаться от текущей отчетности по проектам в Excel-файлах. Для создания таймшитов и работы с ними лучше использовать SharePoint Online. Продукт включен в корпоративные планы Office 365 - если компания уже использует «облачную» версию офисных приложений Microsoft, дополнительно оформлять подписку на ПО не придется.